为规范基本建设物资采购工作，保证采购物资的质量，做到质价相符，依据《南京工程学院新校区基本建设工程管理办法》制定本工作规程。
一、根据工程设计要求、工程进度，工程建设组（部）应提前1—3个月提出采购物资的性能、规格、品种、档次、质量、数量及供应时间等计划，并制作采购计划书。
二、凡已纳入政府采购目录的物资，由物资采购组（部）与有关部门联系，按规定办理考察、招标手续。
三、其它由学院自行组织采购的物资，由物资采购组（部）牵头，成立不同类型的考察论证小组。根据需要该小组由物资采购组（部）、使用部门、其它相关部门人员和有关专家、技术人员组成。
四、对于数额较大、技术含量高、专业性强的采购物资，除成立物资考察论证小组外，应成立专家组，由专家组进行评审，提出入围单位或选择方案意见，学院基建物资采购工作领导小组行使采购决定权，物资采购组（部）负责采购的具体工作。
五、物资采购考察论证小组根据采购计划书，按实际需要会同专家组、合同组确定物资采购工作方案，拟订物资采购邀标书。
六、物资采购考察论证小组联系并选择供应商，选定有相应资格的三家以上的投标单位。
七、物资考察论证小组组织有关人员赴投标单位或其用户考察，形成综合考察意见
八、物资采购组（部）组织召开开标、评标、议标会议（必要时请专家组进行评标、议标），提出中标单位或选择方案建议。
九、同类物资总额在10万元以上的物资采购项目，由物资采购组（部）向新校区建设管理委员会办公会汇报考察情况后，由学院基建物资采购工作领导小组集体决定中标单位。
同类物资总额在1-10万元之间的物资采购项目，由新校区建设管理委员会办公会根据评标、议标情况集体决定中标单位，并报常务副主任批准。
同类物资总额1万元以内的零星物资采购（批量采购、分批实施的不在此列），由物资采购组（部）在组织市场调研、论证基础上集体决定供货单位，并报分管主任批准。
十、物资采购组（部）与供货单位谈判拟定合同草案，经基建物资采购工作领导小组会签后，报新校区建设管理委员会审核。
十一、签订采购合同。
十二、协助工程建设组（部）做好、安装、调试过程中的协调工作，并负责与供货单位之间的交涉和结算工作。
十三、整理招标文件、合同及所购物资的技术资料并负责归档。